Stellenangebot: Office Managerin /-Manager

Sie sind verantwortlich für die selbständige Leitung des Büros und die Abwicklung sämtlicher administrativer Aufgaben an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Verwaltung. Zu Ihren Aufgaben gehören unter anderem das Finanz- und Personalwesen der Professur, persönliche Assistenz sowie selbständige Bearbeitung des Schriftwechsels des Professors inklusive Reise- und Terminplanung; zusätzlich die administrative Begleitung und finanzielle Abrechnung von internationalen Forschungsprojekten. In Ihrem Aufgabenbereich gehört auch die Betreuung von Gästen und Besuchern, Kommunikation mit Kooperationspartnern. Sie organisieren überdies Workshops und Konferenzen. Bei Bedarf erledigen Sie auch weitere anfallende Aufgaben.

Sie verfügen über Erfahrung in der Leitung eines Büros, kaufmännische oder betriebswirtschaftliche Ausbildung, sowie hervorragende Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache. Sie sind verantwortungsbewusst, loyal, diskret, zuverlässig, gut organisiert und behalten auch unter Zeitdruck souverän den Überblick. Sie arbeiten gerne im Team und haben ein selbstbewusstes Auftreten in einem internationalen Umfeld. Sie sind flexibel und stellen sich gerne auf neue Herausforderungen ein. Der professionelle Umgang mit IT-Programmen, Apps und Verwaltungssoftware ist für Sie nicht zuletzt wegen Ihres raschen Auffassungsvermögens eine Selbstverständlichkeit. Idealweise sind Sie auch mit dem wissenschaftsorientierten Umfeld vertraut und haben Erfahrung in der effizienten Abwicklung und Organisation von Forschungsprojekten (besonders auch EU finanzierte Projekte). Nach Möglichkeit haben Sie ausserdem bereits Erfahrung im Bereich der ETH Verwaltung.

Wir bieten eine spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen Team welches sich mit aktuellen Fragen unserer Gesellschaft und ihrer Digitalisierung befasst. Sie erhalten Raum für Eigeninitiative und eigenverantwortliche Gestaltung Ihrer Arbeit.